La
nómina significa el costo operativo más considerable y merece estrecha
atención. En el pasado los fraudes eran comunes y sustanciales. Hoy en día es
más difícil ocultarlos:
Extensa delegación de
funciones relativas a la nómina. Uso de computadoras para su elaboración.
Necesidad de llenar informes frecuentes al gobierno enumerando ingresos de
empleados y retenciones fiscales.
El establecimiento de
controles internos en la nómina aún es importante:
Aún existe posibilidad de
fraude a gran escala, que puede implicar enumerar personas ficticias en nómina,
pagos en exceso y que sigan apareciendo en nómina aún después de haberse
separado de la entidad.
Es necesario hacer énfasis
en los dispositivos de control interno sobre las nóminas. Se requiere procesar
un gran volumen de información detallada concerniente a horas trabajadas y
tabuladores de pago con extrema rapidez y exactitud para pagar pronto y sin
errores. Las buenas relaciones laborales requieren cheques a tiempo. El control
interno es un medio para garantizar exactitud y confiabilidad de la información
y para prevención del fraude.
Un motivo más para la
importancia del control interno es la existencia de leyes de impuestos sobre
nómina y de ISR que exige mantener ciertos registros relativos a la nómina.
El control interno más
importante de los que se aplican sobre la nómina es la división del trabajo de
nómina entre varios departamentos de la Cía.
Las
actividades nómina incluyen:
·
Empleo (RRHH)
·
Registros de tiempo
·
Elaboración de la nómina y registros.
·
Distribución del pago a los empleados.
EMPLEO (RRHH)
Primer paso, Establecer
control interno fuerte sobre la nómina debe ser emprendido por el Depto. RRHH
cuando se trata de un nuevo empleado. La
tarifa autorizada que se va a pagar debe integrarse en un registro de tarifa de
pago.
El empleado debe firmar una
autorización de deducciones de nómina. Estos registros deben conservarse en el
Depto. RRHH, pero una notificación de la contratación, la tarifa y deducciones
debe enviarse al Depto de Nómina. Bajo
ninguna circunstancia debe agregarse un nombre a nómina sin haber recibido la
notificación de autorización formal del Depto. RRHH. Cuando se modifica la
tarifa, la nueva tarifa debe integrarse en el registro de tarifa de pago del
Depto. De Nómina antes de hacer efectivo el pago. Una vez un empleado deja de
laborar, Depto. RRHH debe enviar notificación de finiquito al Depto. De Nómina.
El Control interno adecuado exige que la adición, eliminación de nombres y
cambios de tarifas y reclasificación de empleados, queden evidenciados por
escrito.
REGISTROS DE TIEMPO
Consiste en determinar el
número de horas (o unidades de producción) por las que se va a pagar a cada
empleado. Se puede mejorar el Control Interno, al comparar informes de tiempo
que formulan las personas responsables de llevar los registros de tiempo o los
Supervisores por medio de un reloj. Si el pago se basa en piezas trabajadas,
puede hacerse comparación entre informes de unidades producidas y cantidades
que se agregan a los registros del inventario permanente. Algunas Cías. exigen
que los trabajadores asalariados llenen informe semanal o quincenal que indique
el tiempo dedicado a distintas actividades.
ELABORACIÓN
DE LA NÓMINA Y REGISTROS
En un sistema manual, el
Depto. Nómina es responsable de calcular los montos que se le van a pagar a los
empleado y elaborar los registros de nómina. Importante, que el Depto. Nóminas no efectúe funciones relacionadas a registrar
tiempos, empleo y distribución de pagos a empleados.
La
producción de nómina considera :
Los cheques de nómina, o depósitos directos. Declaraciones de
ingresos y deducciones a empleados. Un libro diario o auxiliar de nómina. Libro
de empleados que resuma ingresos y deducciones de cada empleado. Programa de
distribución de nómina que muestre la asignación de los costos de nómina a mano
de obra directa, gastos indirectos y cuentas de gastos de diversos
departamentos. Informes trimestrales y anuales al gobierno mostrando ingresos
de empleados y retenciones.
Si el cliente utiliza una
computadora centralizada, muchas funciones pueden delegar al departamento de
procesamiento. de datos. En un sistema computarizado la nómina es calculada por
la computadora, utilizando las horas de trabajo del departamento de registro de
tiempo así como las tarifas de pago autorizadas y las deducciones de nómina que
reporta el Depto. RRHH. Independiente del sistema utilizado, los auditores
deben esperar que el sistema del cliente incluya registros de tarjetas de
tiempo, libros auxiliares o diarios, distribuciones de mano de obra y de
ingresos de los empleados.
DISTRIBUCIÓN
DE CHEQUES O EFECTIVO POR CONCEPTO DE PAGO:
La distribución de cheques
o sobres de pago a los empleados debe ser tarea del pagador, una persona que no
desempeña ninguna otra labor de nómina.
Si el pago se deposita
directamente en las cuentas bancarias de los empleados, se necesitan controles
sobre ese proceso, ej: autorización del depósito por parte del personal del
departamento de tesorería. Si se paga en efectivo, el pagador utiliza copia del
libro auxiliar o diario de nómina y la información que aparece en el sobre de
pago (elaborado por el Depto. Nómina) para llenar sobres de nómina con
efectivo. Cuando el PAGADOR distribuya los cheques o efectivo, exigirá
comprobante de identidad y firmar recibo.
DISTRIBUCIÓN
DE CHEQUES O EFECTIVO POR CONCEPTO DE PAGO:
Todos los cheques o sobres
de pago de trabajadores ausentes, deben retenerse y no se devolverán al Depto.
Nómina, ni se requerirán a otro empleado para que los entregue. La mayor parte
de las Cías. utilizan cuenta bancaria de
nómina especial. En el Depto. Contabilidad se puede elaborar un comprobante por
el monto total de nómina semanal con base al resumen de nómina (formulada por el depto. Correspondiente). El
comprobante se envía al TESORERO, quien expide un cheque con cargo a la cuenta
bancaria por el monto de nómina. El cheque se deposita en cuenta bancaria
especial de nómina y los cheque se los empleados se expiden sobre esa cuenta.
Si los sueldos y salarios se pagan en efectivo, los salarios que no se reclamen
deben depositarse en el banco y acreditarse a la cuenta especial de pasivos.
Ejemplo
de interrogantes que deben responder los Auditores al integrar cuestionarios,
diagramas de flujo o cualquier otra evaluación:
·
A los empleados se les paga con cheque o deposito
directo?
·
Se mantiene cuenta bancaria de nómina con una base fija?
·
Las actividades de los cheques, las realizan
departamentos independientes?
·
Todas las operaciones implícitas en la elaboración de
nóminas están sujetas a verificación independiente antes de distribuir los
cheques?
·
Los informes de tiempo laborado por los empleados se
aprueban por el Supervisor?
·
La cuenta bancaria de nómina es conciliada cada mes por
un empleado que no desempeña labore de nómina?
Procemientos de Auditoría
para establecer la propiedad de los pagos por concepto de sueldos y salarios
bonos y comisiones:
Entender el C.I. de la nómina.
Efectuar pruebas de los controles que se ejercen sobre las transacciones de
nómina para períodos de pago seleccionados, incluso: Comparar nombres y
tabuladores de sueldo con los registros de RRH. Comparar el tiempo de la nómina
con las tarjetas de horas trabajadas e informes de Supervisores. Si la nómina
es por tarifa de piezas elaboradas en vez de horas, conciliar los ingresos con
los registros de producción. Determinar las bases de deducciones de la nómina y
compararlas con los registros de deducciones autorizadas por los empleados.
Probar los cálculos totales. Comparar el total de la nómina con el total de
cheques de nómina expedidos. Comparar el total de nómina con el total de resumen
de costos de M.O. Si los sueldos y
salarios se pagan en efectivo, comparar los recibos de los empleados con los
registros de nómina. Si los sueldos se pagan con cheque, comparar cheques
pagados con la nómina y comparar los endosos de firmas en los comprobantes
fiscales de exención de impuestos. Observar el uso de los relojes biométricos.
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